15 Gennaio 2009: Formato PDF/A - Dal 15 gennaio 2009 con Decreto del Presidente Consiglio dei Ministri del 10.12.2008 entra in vigore l’obbligo di deposito dei documenti informatici con il formato PDF/A.

In attuazione all’art. 37 comma 21 bis del DL n. 223 del 2006 e successive modificazioni il suddetto decreto individua le norme tecniche del formato elettronico XBRL per la presentazione dei bilanci di esercizio e dei consolidati, nonché degli altri atti depositati al Registro delle Imprese.

Si precisa che la conformità del documento informatico depositato su formato PDF/A deve essere verificata dall’ufficio ai sensi dell’art. 7 del precitato DPCM con l’obbligo di rifiuto dell’iscrizione qualora l’interessato non provveda alla regolarizzazione entro il termine che l’ufficio riterrà opportuno assegnare.
Il predetto formato PDF/A (regolato dallo standard pubblico ISO 19005-1 Document management – Electronic document file for long-term preservation – part. 1 Uso of PDF 1.4 (PDF/A-1) che potrà crearsi utilizzando lo strumento di estrazione sia “open source” e gratuiti – ad esempio Openoffice (http://it.openoffice.org), versioni 2.4 e successive (File – Esporta in formato PDF – Scegliere l’opzione PDF/A-1 vedi immagini qui sotto) – oppure con altri strumenti a pagamento.

Nel caso di file provenienti da scansione, le istruzioni e gli strumenti alla pagina Convertire PDF in PDF-A

Perché i miei atti PDF/A non vengono accettati: (fonte: wikipedia)

Lo standard ISO 19005-1 (PDF/A)  identifica un "profilo" per i documenti elettronici che assicura che i documenti possono essere riprodotti esattamente allo stesso modo e negli anni a venire. Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito per PDF / A che i documenti siano completamente "auto-contenuti". Tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Un documento PDF/A non è autorizzato ad essere basato su informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali). Altri elementi di compatibilità includono:

• Contenuti audio e video sono vietati.
• Javascript ed esecuzioni di file eseguibili sono vietate.
• Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poter essere incorporati senza limiti. Questo vale anche per il cosiddetto standard PostScript come i caratteri Times o Helvetica.
• Lo spazio dei colori è specificato in un modo indipendente dal dispositivo.
• La crittografia è soppressa.
• L'utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio.

Ciò premesso, occorre precisare che lo standard specifica due livelli di conformità per i file PDF:

• PDF/A-1a - Livello A rispetto alla parte 1
• PDF/A-1b - Livello B rispetto alla parte 1

PDF/A-1b garantisce solo una riproduzione affidabile dell'aspetto visivo del documento.
PDF/A-1a comprende tutti i requisiti di PDF/A-1b e, in aggiunta, è necessario che sia inclusa la struttura del documento (conosciuto anche come "tagged"), con l'obiettivo di garantire che il contenuto del documento possa essere cercato e presentato.
I documenti prodotti in formato PDF/A 1b (ad esempio con pdfcreator) non presentano le caratteristiche richieste dal sistema Telemaco.

Rimane ovvio che i lettori (come Acrobat Reader 9, ad esempio) presentano entrambe le tipologie di file come PDF/A, ma per garantire  l'archiviazione affidabile degli atti, è necessario che questi siano formati in PDF/A 1a.

Se, visualizzando un file con Adobe Reader, quindi, appare in alto a sinistra la dicitura "PDF/A", ciò non implica necessariamente la correttezza del formato, potendosi trattare di PDF/A 1b.

Si raccomanda, quindi, di attenersi alle indicazioni fornite in questa pagina o alla pagina scansionare in PDF/A o convertire PDF in PDF-A

All'indirizzo http://webtelemaco.infocamere.it/aquasrvlt?nwxurl=/ptel/strumenti.naw, comunque, è reperibile il medesimo strumento utilizzato dalle Camere di Commercio per la verifica del formato dei file.